«بنام خداوند جان و خرد»
سازمانهای مجازی از رویا تا واقعیت
استاد راهنما جناب آقای رضایی پور گردآورندگان:امیری و مردمی کلاس 77 جنگ نرم درس:مدیریت مجازی و جنگ نرم
مقدمه
امروزه بسیاری از کارکنان در منازل خود و از طریق شبکه های اطلاعاتی و ارتباطی همچون: اینترنت، پیجر، فاکس، ویدئو کنفرانس و ... خدمات خود را به سازمانهایشان ارائه می‌دهند. همچنین سازمانهای کوچک و بزرگ، از طریق اتحاد و وحدت زود گذر برای انجام یک کار ویژه بطور گروهی با استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات، حتی با رقبای دیروز خود همکاری می‌کنند و دست به کارهای بزرگ می زنند. به هر تقدیر، در این مقاله تلاش شده است، ضرورت پرداختن به سازمانهای مجازی و همچنین مواردی همچون مفهوم چرخه حیات، انواع، مزایا و معایب سازمانهای مجازی مطرح و در حد مقدور شرح داده شود.
اندیشه پیدایش سازمانهای مجازی که اولین بار توسط پیتر دراکر (Peter F.Drucker) در آغاز دهه 1950 با انتشار کتاب «جهان فرا مدرن با حضور کارکنان اندیشه مدار» مطرح شد، در ابتدا همانقدر رویا پردازانه بود که درمورد رمانهای ژول ورن مطرح شد. حتی بعدها که در سال 1970 الوین تافلر (Alvin Toffler) ایده خلق سازمانهای مجازی را بسط و گسترش داد، کمتر کسی تصور می کرد که فناوری ارتباطات و اطلاعات به آن حد از پیشرفت برسد که در سازمانهای سده بیست و یکمی کار در فضای مجازی امری اجتناب ناپذیر محسوب شود. چه بخواهیم چه نخواهیم، باید بپذیریم که شرایط کسب و کار امروزه بسیار متفاوت تر از گذشته است و عواملی همچون جهانی شدن و جهانی سازی، پیشرفتهای شگرف در صنعت رایانه، سرعت سرسام آور جابه جایی اطلاعات، تسهیلات هرچه بیشتر برقراری ارتباطات، تغییرات روز به روز محیط‌های بازار یابی، تغییرات پیاپی در سلیقه ها و ذائقه های مشتریان و فزونی یافتن سطح توقعات و انتظارات آنان و... ایجاب می‌کند که ما جهت پاسخگویی سریع و صحیح به این تغییرات، بدنبال ساختارهای نوین و مناسب باشیم. چرا که ساختارهای سنتی (گروههای بزرگ از کارکنان با تشکیلات منسجم سلسله مراتبی و تمرکز اختیارات بالا ) که زمانی از لحاظ اقتصادی توجیه پذیر بود، دیگر جوابگوی این محیط رقابتی و متغیر نیست و می بایست طرحی نو در اندازیم.
سازمانهای مجازی، شکل جدید سازمان
مجاز را در لغت به معنای گذشتن از حقیقت تعریف کرده اند. امروزه، با توجه به توسعه و گسترش تکنولوژی ارتباطی و اطلاعاتی و همچنین فراگیر شدن شبکه های کامپیوتری نظیر اینترنت، مفهوم مجازی بودن در تصورات عمومی و زندگی روزمره انسانهای سده بیست و یکمی وارد شده واین امر موجب شده است تا افراد در داخل و خارج از سازمانها، چیز جدیدی به نام فضای مجازی را تجربه کنند.امروزه، کودکان با بازیهای رایانه‌ای در فضای مجازی با دوستان مجازی خود سر مست از بازیهای سرگرم کننده می‌شوند. دانشجویان با ثبت نام در دانشگاهها یا مدارس مجازی درجات علمی را گام به گام طی می کنند. پزشکان جراح در دورترین نقاط اقدام به هدایت تیم جراحی خود در سایر نقاط و یا حتی دیگر قاره ها می کنند. دانشجویان رشته های ناوبری و یا خلبانی در فضای کاملا مجازی با دستگاههای شبیه ساز کشتی یا هواپیما مشق جنگ می کنند و با دشمنان فرضی خود به نبرد می پردازند.
خریداران، در منزل می نشینند و در یک بازار مجازی (سایتهای اینترنتی شرکتها و یا فروشگاهها ) محصول مورد نیاز خود را بر اساس سلیقه خود انتخاب می کنند و بهای آن‌را بصورت مجازی (کارتهای اعتباری) می پردازند. بسیاری از شرکتها نیز با استفاده از موقعیتهای پیش آمده، کارکنان خود را ترغیب به کار در خانه می کنند. بعنوان مثال شرکت مایکروسافت با 50 هزار کارمند در 78 کشور در حال فعالیت است (مسعود بینش، تدبیر 134،ص47 ) که کارکنانش متشکل از برنامه نویسان متبحر اروپایی، امریکایی، اسکیموهای آلاسکا، جوانان نابغه هندی، بنگالی، کره‌ای، عرب، ایرانی و... هستند که تنها راه ارتباطی آنها شبکه های اینترنتی است و آنان بدون حضور فیزیکی در شرکت وظایف خود را انجام می‌دهند و حقوق خود را دریافت می کنند.
بدون چون و چرا،کار در فضای مجازی جزء لاینفک سازمانهای عصر حاضر است. همین امر موجب پیدایش ایده تیم های مجازی در سازمانها شد. طبق تعریف، یک تیم مجازی شامل گروهی از کارکنان است که به تکنولوژی ارتباط الکترونیک تکیه می‌کند و با وجود آنکه از لحاظ فیزیکی از یکدیگر جدا هستند، از طریق پست الکترونیک، دستگاههای پیجر، کنفرانس‌‌‌‌‌های ویدئویی، تلفن و.... با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند.(جیمز ال . کیبسون و دیگران، ص 233 ،2003 )
در این میان بسترهای لازم جهت واقعیت بخشیدن به رویای خلق سازمانهای مجازی کاملا مهیا شده است و صاحبان سرمایه، سهام و نظریه پردازان سازمانی با طرح این سوال که اگر بتوان تشکیلات و مکانهایی را اجاره کرد، چه نیازی است که آنها را خریداری کرد؟و همین اندیشه را پایه و اساس سازمان مجازی قرار دادند .
تعریف سازمان مجازی:
سازمان مجازی، به شکل جدیدی از سازمانها اطلاق می شودکه از مشخصه های آن جمع شدن گروهی از افراد است که از نظر جغرافیای پراکنده اند و به سازمانهای یکسانی نیز وابسته نیستند و برای رسیدن به یک هدف واحد از طریق فناوری اطلاعات با هم در تماس هستند.(پهلوانیان، سایت ماهنامه دنیای مخابرات و ارتباطات،1384)
سازمان مجازی، یک نوع خاص از سازمان شبکه ای است که با استفاده از آخرین فناوریهای ارتباطی و اطلاعاتی مانند اینترنت، مراودات و همکاری با اشخاص و سازمانهای دیگر را خارج از فضا، زمان و مرزهای سازمانی امکان پذیر می سازد.
خصوصیات سازمانهای مجازی
برای سازمانهای مجازی خصوصیاتی برشمرده اند که در زیر به تعدادی از آنها به اجمال اشاره می‌شود: (پهلوانیان، سایت ماهنامه دنیای مخابرات و ارتباطات،1384)
-1 نداشتن مرز مشخص: در حال حاضر بسیاری از سازمانها قابلیت ارائه یک سرویس و یا تولید را بتنهایی ندارند و این نیاز به انعطاف، صرفا توسط سازمانهای کوچک قابل دستیابی است.
-2 استفاده از منابع مشترک: یکی از مهمترین شاخصه های سازمان مجازی جمع شدن توان مالی و نیروی انسانی شرکتهایی است که این سازمان را تشکیل می دهند.
-3 غیر متمرکز بودن از نظر مکانی: از آنجا که ارتباطات بین شرکتها با استفاده از فناوری مخابرات صورت می گیرد، دیگر نیازی به ساکن بودن افراد در یک مکان و داشتن یک مکان مشخص برای انجام تمامی کارها نیست.
-4 متغیر بودن شرکا: یک سازمان مجازی می تواند هر روز به یک نوعی شکل گیرد، مثلا قسمتی از سازمان مجازی باشد و یا ازشرکتهای دیگر تشکیل شود.
-5 همسانی و برابری شرکا: به دلیل نیازی که شرکا در این گونه سازمانها به یکدیگر دارند، برابری بیشتر بین شرکا ایجاد می شود.
-6 ارتباط الکترونیک: اساس سازمانهای مجازی بر شکستن سنتهای قدیمی سازمانها استوار است. همکاریهای بوجود آمده در این سازمانها براساس ارتباطات از طریق فناوری مخابرات و ارتباطات است.
مزایای سازمانهای مجازی
-1 سرعت بالا در پاسخگویی به نیازهای مشتریان و انطباق با تغییرات محیطی.
-2 انعطاف پذیری فوق العاده.
-3 کاهش هزینه ها از طریق کاهش کاغذ بازی، دوباره کاریها، تردد کارکنان و هزینه‌های پرسنلی.
-4 کیفیت و تسهیلات بیشتر برای مشتریان و امکان دریافت خدمات در هر زمان.
-5 بهبود شاخص بهره وری در مقیاس فردی، سازمانی و اجتماعی.
-6 استقلال بیشتر کارکنان در انجام امور.
-7 با تشکیل سازمان مجازی، دیگر فاصله، مانع انجام کار موسسات، همکاریها و کنفرانس ها نمی‌شود.
-8 افزایش سودهی با توجه به کاهش هزینه ها و از سوی دیگر افزایش کارایی در سازمان.
-9 امکان انجام کارهای بزرگ برای شرکتهای کوچک فراهم می آید.
-10 با توجه به داشتن حق انتخاب پیمانکاران فرعی (شرکای تجاری) می توان بهترین را به جهت ارتقای کیفی محصول و اقتصادی بودن آن برگزید.( وحید رضا میرابی، مدیریت «مبانی و استراتژی»، ص 142)
معایب سازمانهای مجازی
-1 نقص و کمبود تعامل رودر رو، می تواند اعتماد و صداقت در شرکتها، ارتباط بین آنها و همچنین مسئولیت پذیری آنها را کاهش دهد.(رابرت کرینتر و دیگران، ص 427 ، 2001)
-2 کاهش میزان کنترل کنندگی مدیر بر عناصر کلیدی در تجارت.(استفن رابینز، ص 427 ، 2003)
-3 اگر تیم های تشکیل دهنده سازمان مجازی ازکشورهای مختلف با فرهنگهای متفاوت باشند، ممکن است، تعارضات فرهنگی و اجتماعی بدلیل تفاوت در زبان، فرهنگ ،نژاد دین و ... بوجود آید.
-4 کاهش تحرک، بویژه فعالیتهای فیزیکی کار.
-5 افزایش ساعات کار کارکنان که ممکن است موجب خستگی مفرط در آنان شود.
-6 کاهش میزان وفاداری کارکنان.
-7 کارکنان از نظر اجتماعی منزوی می‌شوند و محرک تماس شخصی و رو در رو را از دست می دهند.
-8 افزایش برخوردها در بین کارمندان اداره مرکزی با کارمندان مجازی دور از سازمان. (جابر قدرتیان، تدبیر شماره 131، ص 98)
-9 به دلیل وابستگی بیش از حد سازمانهای مجازی به فناوری و تجهیزات ارتباطی، هرگونه اختلال و نارسایی در شبکه های ارتباطی از جمله ویروسها و هک سایت سازمانها، می تواند فعالیت این گونه سازمانها را کاملا مختل کند.
محدودیتهای تشکیل و توسعه سازمانهای مجازی در ایران
1 - توسعه نامناسب زیر ساختهای ارتباطی و اطلاعاتی: با وجود پیشرفتهایی که در سالهای اخیر در زمینه IT در کشورمان بوقوع پیوسته است، هنوز ما از خطوط پر سرعت اینترنت، شبکه مطمئن تلفن همراه و یا حتی تکنولوژی های معمولی تر در بسیاری از شهرها و روستاهای دور افتاده، بی بهره ایم.
2 - کاهش میزان فرصتهای شغلی: با توجه به اینکه عضویت در سازمانهای مجازی، نیازمند یکسری امکانات، تجهیزات رایانه‌ای و سمعی و بصری است، تعداد زیادی ازکارجویان، این امکانات ویا دانش استفاده ازآن را ندارند.
3 - دیدگاه سنتی مدیران به حضور فیزیکی کارکنان در محیط کار: به نظر می‌رسد اغلب مدیران تمایل دارند که کارکنانشان بطور پیوسته در محیط کاری حضور داشته باشند، تا در صورت ضرورت بلا فاصله در اختیار باشند. پس اعتقاد چندانی به کار کارکنان در محیط‌هایی غیر از سازمان ندارند.
4 - دیدگاه سنتی خانواده ها به کار: اغلب خانواده های ایرانی بر پایه اعتقادات سنتی خود بر این تصورند که بخصوص مردان خانواده می‌بایست جهت کسب روزی از خانه خارج شوند و در محیطی به غیر از خانه به فعالیت بپردازند. پس ممکن است برخی از خانواده ها کار در خانه را چندان جدی و یا حتی زیبنده مردانشان ندانند.
5 - کاهش امنیت شغلی : از آن جهت که سازمانهای مجازی موقت و زود گذر هستند، در ظاهر کارکنان از امنیت شغلی مطلوبی برخوردار نیستند، در صورتی که مشاغل مادام‌العمر در نزد خانواده های ایرانی از جذابیت بیشتری برخودار است.
نتیجه گیری
بدون شک همگان این باور را پذیرفته‌اند که شرایط کسب و کار در سازمانهای سده بیست و یکمی دچار تغییرات شگرف و دگرگونیهای اساسی شده است.امروزه سازمانها جهت موفقیت در عرصه پر رقابت جهانی می بایست، رویکردی متفاوت با گذشته داشته باشند و مبادرت به طراحی و پیاده سازی ساختارهای نوین متناسب با شرایط حاکم کنند. چرا که تغییرات مداوم و با سرعت متغیرهای محیطی موجب شده است تا ساختارهای سنتی انعطاف و سرعت لازم جهت پاسخگویی به این تغییرات را نداشته باشند. از سوی دیگر گسترش روز افزون تکنولوژی‌های اطلاعاتی و ارتباطی موجب شده است، شرایط لازم جهت کار در فضای مجازی براحتی فراهم شود. پس یکی از جایگزینهایی که سازمانها، جهت بهینه ساختن ساختارهای خود پیش روی دارند، استفاده از ساختار مجازی است. بدین ترتیب سازمانهای کوچک با اتحاد و ائتلاف با شرکای تجاری خود، می توانند با کاهش هزینه های خود، بهره وری را به مقدار قابل توجهی افزایش دهند. اما آنچه که نباید در این میان نادیده گرفته شود آن است که، پرداختن به مقوله مجازی کردن سازمانها بدون در نظر گرفتن زیر ساختهای لازم (نرم افزاری و سخت افزاری ) و اشاعه فرهنگ کار در فضای مجازی در میان کارکنان و همچنین مد نظر قرار ندادن تبعات بعضا منفی که ممکن است در اثر ایجاد سازمانهای مجازی بر سازمانها تحمیل شود، امری عبث و بی حاصل است.
منابع
-1 حیدری تفرشی، غلامحسین- یوسفی، رضا و خدیوی، اسدالله، 1381، نگرش نوین به نظریات سازمان و مدیریت در جهان امروز، انتشارات فراشناختی اندیشه.
-2 منوریان، عباس، 1378، طراحی ساختار سازمانی، مرکز آموزش مدیریت دولتی.
-3 استیفن رابینز، رفتار سازمانی (جلد سوم )، مترجمان : دکتر علی پارسائیان و دکتر سید محمد اعرابی، دفتر پژوهشهای فرهنگی، 1380.
-4 استیفن رابینز، مبانی رفتار سازمانی، مترجمان : دکتر علی پارسائیان و دکتر سید محمد اعرابی، دفتر پژوهشهای فرهنگی، 1381.
-5 ریچارد ال.دفت، تئوری و طراحی سازمان(جلد1و2)، مترجمان : دکتر علی پارسائیان و دکتر سید محمد اعرابی، دفتر پژوهشهای فرهنگی، 1379.
-6 سید رضا جوادین، مبانی سازمان و مدیریت، نشر نگاه دانش، 1382.
نظرات شما عزیزان:
تبادل
لینک هوشمند
خبرنامه وب سایت:
آمار
وب سایت: